Kasa i drukarka fiskalna w Twojej firmie
- Czy obsługa kasy fiskalnej jest trudna?
Większość obecnie stosowanych telefonów komórkowych, jest bardziej skomplikowana w obsłudze, niż przeciętna kasa fiskalna. Bezpośrednio po zakupieniu kasy, przed fiskalizacją jest ona wprowadzana przez serwisanta w tz. tryb szkoleniowy. Wtedy można poeksperymentować i wszystkiego się nauczyć. Można także zapisać się na szkolenia dla użytkowników kas fiskalnych indywidualne lub grupowe. - Czy można wybrać kasę małą i dostosowaną do wystroju gabinetu, ale niezawodną?
Niezawodność nie zależy od rozmiaru kasy. Istnieją na rynku małe kasy i drukarki fiskalne w różnych kolorach, specjalnie przystosowane do używania w gabinetach. - Czy Urząd Skarbowy zwróci mi pieniądze za kasę, jeżeli najpierw ją kupię, a dopiero potem ją zgłoszę?
Z punktu widzenia Urzędu Skarbowego, nie jest istotne, kiedy się kupiło kasę fiskalną, ale kiedy się ją sfiskalizowało i zaczęło używać. Konieczne jest, aby powiadomić Urząd Skarbowy, kiedy i za pomocą ilu kas zamierzamy rozpocząć rejestrację naszych obrotów. Zawiadomienie o kasie fiskalnej musi być dokonane co najmniej dobę wcześniej niż fiskalizacja. - Czy będę mieć kłopoty z Urzędem Skarbowym, jeśli kasa się popsuje?
Tak, jeśli będziemy przyjmować pieniądze poza kasą. W przypadku awarii natychmiast trzeba skontaktować się z naszym serwisantem. Zdarza się, że zrobiliśmy coś źle i pomoże on nam już podczas rozmowy przez telefon. Najczęściej jednak trzeba go wezwać lub zawieźć mu kasę. W żadnym wypadku nie należy samemu próbować naprawiać kasy. Zerwanie plomby na kasie to poważne kłopoty z Urzędem Skarbowym. Posiadanie zapasowej, sfiskalizowanej kasy, rozwiązuje w takiej sytuacji wszystkie nasze problemy i nie będziemy mieli przestoju. - Czy można wpisywać transakcje do kasy później, np. wieczorem lub kolejnego dnia?
Nie! Paragon musi być drukowany w obecności klienta i musi mu być wręczony. Klient nie musi tego paragonu zabrać, dopiero wtedy możemy go wyrzucić. Jeśli w twoim śmietniku, kontrola Urzędu Skarbowego znajdzie dwa paragony połączone ze sobą, może to oznaczać, że nie wręczałeś ich klientom, co jest przestępstwem skarbowym. - Czy kasę można kupić wcześniej?
Tak, oczywiście! Zdarzało się już, że w niektórych sytuacjach brakowało kas na rynku, zwłaszcza tych lepszej jakości i trzeba było czekać na dostawę, a termin wprowadzenia obowiązku zastosowania kasy mijał. Mając kasę wcześniej, mamy dużo czasu, aby się jej nauczyć, dopóki jest jeszcze w trybie szkoleniowym. - Czy fiskalizacja kasy musi się odbyć w dniu rozpoczęcia działalności?
NIE! Nie każda działalność wymaga od razu stosowania kasy, ale kiedy powstaje obowiązek jej używania, nie można tego zrobić bez fiskalizacji. Trzeba mieć kasę od początku, np. jeśli się jest taksówkarzem lub sprzedaje się alkohol, papierosy czy gaz w butlach. Fiskalizacja kasy musi być wykonana co najmniej dobę później niż zgłoszenie do Urzędu Skarbowego o rozpoczęciu rejestracji za pomocą kasy. Można też w piśmie o zgłoszeniu poinformować Urząd Skarbowy, że termin fiskalizacji będzie zależał od możliwości wykonawczych serwisu. Jeżeli fiskalizacja nastąpi przed zadeklarowanym terminem, absolutnie nie wolno nam wcześniej dokonywać żadnych transakcji na kasie. Fiskalizacja po terminie raczej nie ma sensu. Pamiętajmy, że deklarowany termin musi być zgodny z ustawowym obowiązkiem o rozpoczęciu rejestracji obrotów przy pomocy kasy fiskalnej, w przeciwnym razie nie otrzymamy zwrotu za zakupioną kasę. - Co zrobić, jeśli serwisant nie będzie miał wolnego terminu, aby sfiskalizować moją kasę w dniu zgłoszonym do Urzędu Skarbowego?
Przede wszystkim należy odpowiednio wcześniej zarezerwować w serwisie termin fiskalizacji.
Można też umówić się z serwisantem na wcześniejszy termin, ale trzeba o tym poinformować w swoim zgłoszeniu Urząd Skarbowy. Jeśli fiskalizacja nastąpi przed zadeklarowanym terminem, absolutnie nie wolno nam dokonywać wcześniej żadnych transakcji na kasie. Doskonałym przykładem sytuacji w której dopuszcza się wcześniejszą fiskalizację jest wejście w obowiązek stosowania kasy 1 listopada, który jest dniem ustawowo wolnym od pracy. W tej sytuacji serwisant zafiskalizuje kasę ostatniego dnia października, ale taksówkarz będzie mógł wyjechać na miasto dopiero w dniu otwarcia działalności tz. 1 listopada.
- Czy można wycofać już wprowadzoną do kasy transakcję?
Tak, ale tylko dopóki nie jest zamknięty paragon, wtedy można go anulować. Po zatwierdzeniu paragonu i wydrukowaniu w żaden sposób nie można go anulować. W sytuacji, jeśli klient zwróci zakupiony towar, musi być do niego załączony oryginał paragonu. Na jego odwrocie klient się podpisuje i podaje swoje dane. Na podstawie tego paragonu należy sporządzić notę księgową. - Jak wygląda przegląd kasy i co ile trzeba go robić?
- Przegląd techniczny kasy lub drukarki fiskalnej to zdarzenie podczas którego serwisant sprawdzi czy kasa jest w pełni sprawna i prawidłowo nalicza podatki. Przegląd kasy w terminie nie rzadziej niż co dwa lata wymusza na nas ustawodawca.
Momentem, od którego należy liczyć dwuletni termin, jest data ostatniego przeglądu kasy lub drukarki. Natomiast w przypadku pierwszego przeglądu technicznego termin liczymy od dnia fiskalizacji kasy. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 26 sierpnia 2015 r. o sygn. IPPP2/4512-554/15-2/MMa, gdzie możemy przeczytać:
(…) obowiązkowy przegląd techniczny kasy według cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata licząc od dnia poprzedniego przeglądu technicznego kasy, zgodnie z przepisem § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Podsumowując pierwszy przegląd kasy/drukarki fiskalnej powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji. Wykonanie zarówno pierwszego jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu (…).
Czy zostanę ukarany jak nie zrobię przeglądu? - Tak, kara za brak przeglądu kasy fiskalnej jest surowa.
- W dniu 1 Maja 2019 r. weszła w życie USTAWA z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. Uchwała ta wprowadza następujący zapis: 13. Podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących z elektronicznym i papierowym zapisem kopii są obowiązane składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykazy obowiązkowych przeglądów technicznych tych kas w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd...
Przy obecnym etapie komputeryzacji urzędów oznacza to, że za dwa lata urzędy będą dokładnie wiedziały kto się opóźnia z przeglądem danej kasy. Opóźnienie nawet o dzień po terminie oznacza mandat 300,- PLN. Jeśli nie minęło 5 lat to Urząd Skarbowy może jeszcze dodatkowo zażądać zwrotu zwolnienia za zakup kasy. - Czy kasy często się psują?
- Raczej, nie, jeśli właściwie o nie dbamy. Niektóre kasy nie lubią wstrząsów, nadmiernej wilgoci i zmian temperatur, jak większość sprzętu elektronicznego. Tak zwane kasy przenośne są na to bardziej odporne. Serwisując kasy fiskalne od kilkunastu lat, od czasu do czasu znajdowaliśmy w nich zadziwiające rzeczy: monety powodujące zwarcia, spinacze, zaschnięte reszki jedzenia i wylanej słodkiej kawy czy innych napoi, insekty, a nawet ususzone myszy i przegryzione kable. Trzeba też pamiętać, że żadne urządzenie nie będzie działać, jeśli w pełni rozładuje mu się akumulator.
- W jaki sposób zapewnić sobie ekspresową usługę serwisową?
Firma Contact Service podchodzi do tego problemu indywidualnie. Zadzwoń po prostu do nas. - Po jakim czasie trzeba będzie kupić kolejne, nowe kasy?
To zależy od tego, jak nasze kasy są eksploatowane. Gdy zamykamy dobę, informacje z danego dnia zapisywane są do modułu fiskalnego. Jest on tak obliczony, aby jego pojemność wystarczyła na co najmniej pięć lat. Jeśli pracujemy tylko trzy dni w tygodniu, wystarczy na ponad dziesięć lat. Jak moduł już się prawie zapełni, warto zamienić tę kasę z zapasową. W razie awarii można używać poprzednią kasę, która ma jeszcze trochę pamięci. Można też obie kasy używać równomiernie, aby moduły zapełniały się proporcjonalnie. Jest to duża korzyść, ponieważ pierwsze kasy dofinansowuje Urząd Skarbowy. Po zapełnieniu się modułu fiskalnego będziemy musieli wymienić moduł lub kupić kolejną kasę. Starą kasę mamy obowiązek wyrejestrować z ewidencji Urzędu Skarbowego. W tym celu razem z serwisantem trzeba wydrukować całą "historię życia" modułu fiskalnego i sporządzić specjalny protokół. A następnie dostarczyć w/w protokół i podanie o wyrejestrowanie kasy z ewidencji Urzędu Skarbowego. Decydując się natomiast na wymianę modułu fiskalnego, musimy postąpić podobnie. Oryginał otrzymanego protokołu z odczytu zawartości pamięci fisklanej kasy / drukarki będzie niezbędny dla serwisu fabrycznego, aby wykonać wymianę modułu. Najczęściej koszt wymiany modułu fiskalnego jest tylko nieco mniejszy od nowej kasy. - Czy można zmienić serwisanta swojej kasy?
Tak, każdy użytkownik kasy ma prawo zarówno do zmiany serwisanta, jak i zmiany serwisu kasy fiskalnej. Jeśli serwisant pracuje w tej samej firmie, po prostu dopisuje się go w „Książce kasy”. Natomiast zmiana firmy, prowadzącej serwis, wymaga nieco więcej pracy i specjalnego zawiadomienia producenta lub importera oraz Urzędu Skarbowego. - Jak długo trzeba przechowywać wydruki z kasy fiskalnej?
Wydruki z kasy fiskalnej trzeba przechowywać przez pięć lat (licząc od końca roku obrachunkowego), oczywiście w odpowiednich warunkach, aby nadal był możliwy odczyt. Papier termiczny nie lubi wysokich temperatur i wilgoci. Na rynku są też urządzenia z kopią elektroniczną, która jest mała i łatwa do przechowania, ale też i do zgubienia. W Maju 2019 roku weszły też do użycia urządzenia fiskalne z kopię OnLine. - Jak długo trzeba przechowywać raporty dobowe?
Należy je przechowywać przez pięć lat, razem z kopiami paragonów lub przekazywać księgowej. Wszystkie informacje są zawarte w module fiskalnym i zawsze można je wydrukować, np. drukując raport okresowy. - Czy można kupić używaną kasę fiskalną?
Kupić można, ale używać już nie! Używana kasa była zarejestrowana na kogoś w jakimś Urzędzie Skarbowym. Można z niej wydrukować dane i zobaczyć, jaki ma NIP. Zwracając się do Urzędu Skarbowego można dojść, kto był jej poprzednim właścicielem i czy nie jest ukradziona. Używanie kasy z cudzym NIP-em jest przestępstwem skarbowym. Jeśli poprzedni właściciel przestał ją używać, miał obowiązek wyrejestrować ją w swoim Urzędzie Skarbowym (lub jego spadkobiercy, jeśli zmarł). Wyrejestrowanie kasy fiskalnej umożliwia przestawienie prze serwisanta modułu fiskalnego w tryb „tylko odczyt” i wówczas kasa nie będzie już wystawiała paragonów. Bez protokołu z właściwego Urzędu Skarbowego z kasą nic nie da się zrobić. Jeśli została wyrejestrowana, można w niej wymienić moduł fiskalny i sfiskalizować ją na siebie, co jest kosztem porównywalnym z zakupieniem nowej kasy. Istnieje przepis, że używaną kasę fiskalną można kupić tylko za pośrednictwem firmy serwisowej danego producenta, w dodatku musi mieć ona ważną homologację, a te przyznawane są tylko na pewien określony okres czasu. - Co to jest PLU?
- Jest to parametr kasy, który mówi, ile można w niej zdefiniować towarów lub usług. Warto zwrócić uwagę na ten parametr, o ile mamy bardzo bogaty asortyment towarów i usług.
- Czy lekarz, który pracuje w kilku gabinetach, ma obowiązek posiadania osobnej kasy w każdym miejscu pracy?
Nie jest to konieczne, zakładając, że jedna osoba nie może pracować w kilku miejscach jednocześnie. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy gabinet funkcjonuje również pod nieobecność właściciela, np. pielęgniarka lub sekretarka wydaje wyniki badań, za które pobiera opłatę. Na każdym paragonie powinien być drukowany adres, pod którym dany lekarz i jego kasa fiskalna się znajdują. W przypadku kilku gabinetów sytuacja jest podobna jak u taksówkarzy, którzy są w ciągłym ruchu i wówczas adres umieszczony na paragonie jest miejscem ich zamieszkania lub działalności gospodarczej. Gabinety lekarskie mają jednak określone adresy. Jeden z nich należy wybrać, aby był drukowany na paragonie. Wypisując dokument zgłoszenia instalacji kasy do Urzędu Skarbowego, musimy podać adresy wszystkich gabinetów, w których dana kasa będzie używana oraz podać termin „wizyty domowe”, o ile są one planowane. Jeśli w przyszłości zlikwidujemy któryś z gabinetów lub założymy nowy, należy o tym fakcie pisemnie poinformować swój Urząd Skarbowy. Zalecamy, aby od razu zakupić dwie kasy przenośne, jedną pozostawiając w swoim głównym gabinecie, a drugą wożąc ze sobą, zamieniając je od czasu do czasu miejscami, aby mieć czas na doładowywanie akumulatora. Kasa przenośna jest mniejsza, lżejsza, dłużej pracuje na jednej baterii, a także jest bardziej odporna na wstrząsy. - Czy wartość zakupionej kasy fiskalnej można sobie odliczyć od podatku dochodowego?
Tak, ale nie od podatku tylko od podstawy do opodatkowania. Zwrotu, uzyskanego z Urzędu Skarbowego za zakup kasy, nie musimy traktować jako przychodu.