Zarówno kasa fiskalna, jak i drukarka fiskalna jest urządzeniem elektronicznym, które potrafi wystawić paragon dla klienta i jego kopię dla sprzedawcy oraz zapamiętuje, co się należy urzędowi skarbowemu.
Urządzenia fiskalne są stosowane do ewidencjonowania obrotu i kwot należnego podatku VAT. Każde ma tzw. moduł fiskalny, na którym w sposób niemożliwy do zmiany zapisują się wszystkie przeprowadzone czynności, co eliminuje możliwość oszustw i nadużyć. Obecnie kasy i drukarki fiskalne dzielimy zależnie od sposobu, w jaki przechowujemy kopię paragonu.
Wyróżnia się:
• kasy i drukarki z kopią paragonu papierową (stopniowo wycofywane z użytku),
• kasy i drukarki z kopią elektroniczną zapisywaną na specjalnej karcie pamięci umieszczonej wewnątrz urządzenia,
• kasy fiskalne online, które kopię paragonu wysyłają poprzez łącze internetowe na zewnętrzny serwer pod kontrolą Urzędu Skarbowego.
Prawodawca dąży do tego, by stopniowo w użyciu pozostały wyłącznie kasy z kopią online. Ustawa w tej sprawie została już podpisana, a przedsiębiorcy mają określony czas na wymianę urządzeń. W zależności od branży ostateczny termin wprowadzenia kas online może przypadać między styczniem 2020 roku a styczniem 2023 roku.
Czym różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?
Pojęcia kasy i drukarki fiskalnej często są mylone. Warto pamiętać, że:
• kasa fiskalna to urządzenie niezależne, w którego pamięci trzeba zaprogramować cały asortyment sprzedawanych towarów i usług.
• drukarka fiskalna jest to urządzenie elektroniczne, które ma wszystkie parametry kasy fiskalnej, ale musi być podłączone do komputera, który wydaje jej polecenia. Oznacza to, że potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie „pamiętające” cały sprzedawany asortyment. Osoby, które stosują oprogramowanie wspomagające ich pracę, powinny rozważyć zakup właśnie drukarki fiskalnej.